Privacy: pubblicate le prescrizioni relative alle semplificazioni degli adempimenti per i trattamenti per finalità amministrative e contabili.


Nell’ottica di una maggiore semplificazione nell’applicazione della disciplina sulla protezione dei dati personali, in aggiunta al provvedimento di carattere generale del 24 maggio del 2007 “Guida pratica e misure di semplificazione per le piccole e medie imprese”, con la prescrizione n. 96/2008 il Garante introduce una serie di ulteriori semplificazioni relative a taluni adempimenti rispetto ai trattamenti per finalità amministrative e contabili.
Il Garante, nella recente prescrizione, individua una serie di soluzioni concrete volte ad agevolare l’attività di gestione amministrativa e contabile da parte di tutti i titolari in ambito pubblico e privato e, in particolare, da parte di piccole medie imprese, professionisti e artigiani.
Il Garante nel provvedimento n. 96/2008 ha enunciato nuove linee-guida interpretative della normativa vigente ed ha individuato alcune modalità innovative per semplificare taluni adempimenti, soprattutto per ciò che riguarda l’informativa agli interessati e il consenso.
In particolare, il Garante:
1) ha stabilito che tutti i titolari del trattamento in ambito privato e pubblico, in particolare le piccole e medie imprese, liberi professionisti, artigiani, per semplificare l'informativa rispetto allo svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili, anche in relazione all'adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, possono:
a) fornire un'unica informativa per il complesso dei trattamenti, anziché per singoli aspetti del rapporto con gli interessati;
b) fornire a questi ultimi una ricostruzione organica dei trattamenti e con linguaggio semplice, senza frammentarla o reiterarla inutilmente;
c) indicare le informazioni essenziali in un quadro adeguato di lealtà e correttezza;
d) redigere, per quanto possibile, una prima informativa breve. All'interessato, anche oralmente, andrebbero indicate sinteticamente alcune prime notizie chiarendo subito, con immediatezza, le principali caratteristiche del trattamento. In linea di massima l'informativa breve, quando è scritta, può avere la seguente formulazione:
"I SUOI DATI PERSONALI
Utilizziamo -anche tramite collaboratori esterni- i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su...";
e) per l'informativa, specie per quella breve, si possono utilizzare gli spazi utili nel materiale cartaceo e nella corrispondenza che si impiegano già, ordinariamente, per finalità amministrative e contabili;
f) l'informativa breve può rinviare a un testo più articolato, disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati, in luoghi e con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici (in particolare, tramite reti Intranet o siti Internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per la clientela, messaggi preregistrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito).
Anche questa più ampia informativa deve essere improntata a correttezza, tenendo conto di possibili modifiche del trattamento, ed essere basata su espressioni sintetiche, chiare e comprensibili. Le notizie da indicare per legge (art. 13, comma 1) devono essere aggiornate, specificando la data dell'ultimo aggiornamento;
g) è possibile non inserire nell'informativa più articolata gli elementi noti all'interessato (art. 13, commi 2 e 4). E' opportuno omettere riferimenti meramente burocratici o circostanze ovvie, per esempio quando alcune informazioni, compresi gli estremi identificativi del titolare, risultano da altre parti del documento in cui è presente l'informativa. Vanno utilizzate espressioni efficaci, anche se sintetiche, anche per quanto riguarda i diritti degli interessati e l'organismo o soggetto al quale rivolgersi per esercitarli. Se è prevista la raccolta di dati presso terzi è possibile formulare una sola informativa per i dati forniti direttamente dall'interessato e per quelli che saranno acquisiti presso terzi. Per questi ultimi dati, l'informativa può non essere fornita quando vi è un obbligo normativo di trattarli (art. 13, comma 5);
h) è opportuno che l'informativa più articolata sia basata su uno schema tendenzialmente uniforme per il settore di attività del titolare del trattamento;
i) è invece necessario fornire un'informativa specifica o ad hoc quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari perché coinvolge, ad esempio, peculiari informazioni (es. dati genetici) o prevede forme inusuali di utilizzazione di dati, specie sensibili, rispetto alle ordinarie esigenze amministrative e contabili, o può comportare rischi specifici per gli interessati (ad esempio, rispetto a determinate forme di uso di dati biometrici o di controllo delle attività dei lavoratori). Se il titolare del trattamento è un soggetto pubblico devono essere inserite le indicazioni che la legge prevede per i dati sensibili e giudiziari;
2) invita le associazioni di categoria a predisporre informative-tipo per determinati settori o categorie di trattamento, anche in collaborazione con questa Autorità. Il Garante si riserva in questo quadro di porre a disposizione gratuita (chiedendo anche la collaborazione delle camere di commercio), un kit contenente concrete istruzioni e fac-simile per semplificare tutti gli adempimenti in materia;
3) richiama l'attenzione dei titolari del trattamento sulla circostanza che la designazione degli incaricati del trattamento può avvenire in modo semplificato evitando singoli atti circostanziati relativi distintamente a ciascun incaricato, individuando i trattamenti di dati e le relative modalità che sono consentiti all'unità cui sono addetti gli incaricati stessi (art. 30);
4) richiama l'attenzione dei titolari del trattamento sulla circostanza che, per effetto delle previsioni del Codice e delle determinazioni già adottate da questa Autorità, la notificazione telematica al Garante non è necessaria per perseguire finalità amministrative e contabili, salvo che per eventuali casi eccezionali indicati per legge (art. 37);
5) ai sensi degli artt. 2, comma 2, 24 e 154, comma 1, lett. c), del Codice invita tutti i titolari del trattamento pubblici e privati a non chiedere il consenso degli interessati quando il trattamento dei dati è svolto, anche in relazione all'adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, esclusivamente per correnti finalità amministrative e contabili, nonché quando i dati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque, o sono relativi allo svolgimento di attività economiche o sono trattati da un soggetto pubblico;
6) in applicazione del principio del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g)), dispone che i titolari del trattamento in ambito privato che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, possono utilizzare senza il consenso i recapiti (oltre che di posta elettronica come già previsto per legge) di posta cartacea forniti dall'interessato, ai fini dell'invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Ciò, rispettando anche le garanzie previste per le attività di profilazione degli interessati (Provv. 24 febbraio 2005, doc. web n. 1103045), a condizione che:
a) tale attività promozionale riguardi beni e servizi del medesimo titolare e analoghi a quelli oggetto della vendita;
b) l'interessato, al momento della raccolta e in occasione dell'invio di ogni comunicazione effettuata per le menzionate finalità, sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente, anche mediante l'utilizzo della posta elettronica o del fax o del telefono e di ottenere un immediato riscontro che confermi l'interruzione di tale trattamento (art. 7, comma 4);
c) l'interessato medesimo, così adeguatamente informato già prima dell'instaurazione del rapporto, non si opponga a tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.


A.P.

 

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