Indicazioni tecniche per la trasmissione dei documenti allegate al d.m. 19/3/2002 in materia di presentazione per via telematica dei documenti al registro delle imprese

RIFERIMENTI GIURIDICI

L'art. 2435 cod. civ. prescrive il deposito presso l'ufficio del registro delle imprese a cura degli amministratori, entro 30 giorni dall'approvazione, di una copia del bilancio corredata dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale e dal verbale di approvazione dell'assemblea; il deposito può essere effettuato anche tramite spedizione a mezzo lettera raccomandata.

A tal fine l'invio telematico equivale alla notificazione a mezzo posta (art. 14, terzo comma, dpr 445/2000).
I documenti da depositare (copia del bilancio, relazioni a corredo, verbale di assemblea), non dovendo possedere carattere di originali con firme autenticate o di copie autentiche né di estratti in forma autentica, possono essere validamente rappresentati da documenti digitali conformi ai documenti analogici trascritti e sottoscritti sui libri sociali.

I documenti digitali conformi devono essere prodotti con procedimento tecnico che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura del contenuto dei documenti originali; tale procedimento potrà consistere sia nella memorizzazione digitale dell'immagine del documento analogico originale, sia nella riproduzione su file (in formato "Pdf" o "Tif") del contenuto trascritto nei documenti originali (in questo caso il documento originale deve riportare, in luogo delle sottoscrizioni autografe, l'indicazione dei nominativi e della qualifica dei sottoscrittori e della data di sottoscrizione dell'originale cartaceo).

A ogni documento digitale conforme dovrà essere scritta in calce o aggiunta la seguente dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, resa ai sensi e per gli effetti degli articoli 21, primo comma, 38, secondo comma, 47, terzo comma e 76 del dpr 445/2000, e successive integrazioni e modificazioni:
"Il sottoscritto amministratore dichiara che il presente documento informatico è conforme a quello trascritto e sottoscritto sui libri della società".
Nel caso il verbale assembleare di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, la predetta dichiarazione da apporre in calce al relativo documento digitale sarà integrata come segue:
"(...) e che ne è stata effettuata la registrazione presso l'ufficio delle entrate di ... in data ... al numero ...".

A ciascuno dei predetti documenti digitali un amministratore appone la propria firma digitale; i documenti informatici così ottenuti sono l'oggetto dell'invio telematico.

L'ufficio del registro delle imprese procede agli adempimenti ex art. 14 del dpr 581/1995 ivi compreso il controllo ex art. 71 del dpr 445/2000.


PROCEDURA

La trasmissione per via telematica prevede che a ciascuno dei documenti di cui al citato art. 2435 cod. civ. sia apposta la firma digitale dell'amministratore che ne cura il deposito; possono formare oggetto di trasmissione telematica mediante utilizzo della firma digitale anche la copia dell'eventuale relazione di certificazione e l'elenco dei soci.

Qualora il deposito sia effettuato con l'invio telematico da parte di un soggetto diverso dall'obbligato, abilitato con apposita convenzione per la trasmissione telematica degli atti, alla firma digitale dell'amministratore deve essere associata, e apposta sulla distinta di deposito, quella del soggetto che provvede alla trasmissione, al quale potranno essere inviati, anche in forma elettronica, tutti gli atti e le comunicazioni connesse al procedimento.

La trasmissione dei documenti avviene tramite il sistema di collegamento alla rete delle camere di commercio denominato "Telemaco", realizzato in conformità al disposto degli artt. 14 e 23 del dpr 445/2000 e parificato alla trasmissione del plico raccomandato come previsto dall'art. 15 del dpr n. 581/1995.

La presentazione per via telematica tramite il sistema sopra indicato, è svolta con modalità che assicurano l'avvenuta consegna dei documenti inviati. L'apposizione della marcatura temporale alla documentazione inviata avviene automaticamente al momento della ricezione. L'avviso di ricevimento telematico rilasciato dal sistema informatico costituisce prova dell'avvenuto deposito, riportandone la data e l'ora. Il sistema consente ogni momento di controllare lo stato di avanzamento della pratica.

La camera di commercio, presso la quale il deposito è stato effettuato, provvede ai controlli previsti dall'art. 14, sesto comma, del dpr 581/1995; qualora il controllo non dia esito positivo, la camera di commercio contatterà, tramite sistema informatico, il soggetto che ha effettuato il deposito affinché provveda alla regolarizzazione degli adempimenti. A seguito dell'assegnazione del numero di protocollo da parte dell'ufficio, al soggetto che ha eseguito il deposito sarà inviata telematicamente la ricevuta del protocollo, presso l'indirizzo di posta elettronica registrato all'atto dell'abilitazione o della trasmissione. Completato il procedimento di protocollo, i documenti inviati saranno archiviati otticamente e resi immediatamente disponibili alla consultazione del pubblico.

Gli obblighi fiscali relativi alla presentazione telematica dei documenti da depositare sono assolti in modo virtuale, previa autorizzazione alla camera di commercio da parte del ministero dell'economia e delle finanze. I documenti informatici soggetti a imposta di bollo dovranno riportare la seguente dicitura:
"Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la camera di commercio di ... Autorizzazione n. ... del ... emanata da ...". Gli estremi di autorizzazione da indicare sono quelli relativi alla camera di commercio di competenza che introita l'imposta.

Per il pagamento in via telematica dell'imposta il soggetto depositante compila la distinta del modello di deposito elencando nella stessa i documenti oggetto di deposito e, per ogni documento gravato dell'imposta di bollo, indica il numero delle pagine e la quantità necessaria all'assolvimento degli obblighi fiscali. Il sistema informatico garantisce alla camera di commercio l'accredito del corrispettivo sia all'imposta di bollo da versare all'erario, sia ai diritti di segreteria connessi all'adempimento del deposito effettuato.

Nei casi in cui il soggetto depositante provveda al pagamento con carta di credito, si procede al versamento registrando nel sistema informatico gli estremi identificativi del bilancio oggetto di deposito, la causale, il numero totale dei bolli e l'importo dei diritti di segreteria. Il sistema darà conferma che il pagamento è stato validamente effettuato.


DOTAZIONE INFORMATICA NECESSARIA PER L'INVIO TELEMATICO

Per il deposito del bilancio e dell'elenco dei soci per via telematica è necessario:

• disporre di un computer con collegamento Internet browser Explorer o Navigator, dalla versione quattro in poi:
  - hardware richiesto: processore Intel Pentium II 350 Mhz o superiore, almeno 64 Mb di Ram, almeno 100 Mb di spazio disco disponibili;
  - collegamento Internet via modem, Lan o altro;
  - lettore di smart card compatibile con il sistema operativo;
  

• avere istallato un programma informatico per la compilazione di moduli informatici conformi alle specifiche tecniche approvate dal ministero delle attività produttive e pubblicate al sito Internet: web.telemaco.infocamere.it alla voce "compatibilità";
  

• disporre di programmi informatici per la conversione di documenti in formati Tiff, oppure Pdf;
  

• avere installato un programma informatico per la creazione della firma digitale;
  

• disporre di un dispositivo di firma digitale (smart card) con certificato di sottoscrizione rilasciato da uno degli enti certificatori iscritti nell'elenco tenuto dall'Autorità per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione e pubblicato all'indirizzo Internet: www.aipa.it.
  
  Ulteriori dettagli sulle apparecchiature informatiche e telematiche per l'invio telematico dei documenti dei soci sono rinvenibili all'indirizzo Internet: www.telemaco.infocamere.it alla voce "invio telematico bilanci", presso il quale sono disponibili anche i programmi informatici necessari, l'elenco degli estremi di autorizzazione all'assolvimento virtuale del bollo per ogni camera di commercio e i manuali d'istruzione.