Con il Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 vengono indicate le modalità per adempiere agli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici

09/02/04
Dopo un'attesa durata dieci anni il Ministero dell'Economia e delle Finanze ha finalmente emanato il decreto attuativo del comma 3° dell'art. 2220 c.c. relativo alla conservazione delle scritture contabili, decreto 23 gennaio 2004.
Il terzo comma dell'art. 2220 c.c., introdotto dal D.L. 10 giugno 1994 n. 357, convertito con modifiche dalla legge 8 agosto 1994 n. 489, prevedeva infatti la possibilità di conservare le scritture contabili nonché le fatture, le lettere, i telegrammi ricevuti, e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti, sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, purché le registrazioni corrispondessero ai documenti stessi e potessero in ogni momento essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione del soggetto utilizzatore  dei suddetti supporti. Tuttavia questa lungimirante previsione normativa era rimasta inattuata fino al 23 gennaio di quest'anno, poiché non era stato indicato come procedere a tale conservazione.
Il decreto quindi conferma la possibilità di conservare su supporto magnetico, o su qualsiasi altro supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture sopra richiamate, come previsto dal terzo comma dell'art. 2220 c.c., ma fondamentalmente indica i criteri per attuare questa conservazione.
L'aspetto più interessante riguarda sicuramente la cosiddetta "bollatura virtuale". I libri contabili, qualora sia previsto dalle leggi speciali l'obbligo della bollatura, devono essere numerati e bollati in ogni loro pagina dall'ufficio del registro o da un notaio, ricordiamo per inciso che l'imprenditore può far bollare anche altri libri, così come previsto dall'art. 2218 c.c., ma l'obbligo sussiste solo ove le leggi speciali lo prevedano (prima della riforma del 2001 invece occorreva far bollare e numerare anche il libro giornale e il libro degli inventari). Il decreto, in proposito, stabilisce che l'imposta di bollo sarà in questo caso versata in base a quanto stabilito dal decreto 237/97; l'interessato cioè presenterà all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta (art. 7 D.M. 23/01/04).
Viene poi espressamente richiamato, nelle premesse al Decreto, l'art. 2712 c.c., relativo all'efficacia probatoria delle riproduzioni meccaniche, in base al quale una rappresentazione meccanica di fatti o di cose forma piena prova dei fatti e delle cose in essa rappresentate, se colui contro il quale è prodotta non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.
In proposito è corretto sottolineare che i documenti rilevanti ai fini tributari, di cui all'art. 3 del decreto, devono essere sottoscritti elettronicamente acquisendo in questo modo l'efficacia probatoria di cui all'art. 10 del D.P.R. 445/2000, e cioè formano piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se sottoscritti con firma digitale o altra firma elettronica avanzata, oppure soddisfano il requisito legale della forma scritta, e sono liberamente valutabili dal giudice ex art. 116 c.pc., se sottoscritti con firma "semplice" oppure ancora hanno l'efficacia di cui all'art. 2712 c.c., qualora siano sprovvisti di qualsiasi sottoscrizione. Di conseguenza l'efficacia probatoria dovrà essere considerata in relazione allo strumento utilizzato per sottoscrivere il documento informatico o la copia del documento analogico riprodotta come immagine sul supporto magnetico.
Inoltre deve essere apposta a questi documenti anche la cosiddetta "marcatura temporale" che consiste in un'evidenza informatica la quale consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. In questo caso essa servirà a certificare che il documento è stato redatto in una certa data e non successivamente.
Per quanto riguarda le modalità tecniche da adottare, ai fini della sottoscrizione e dell'apposizione della marca temporale, il decreto rimanda alla seguente normativa speciale:

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (G.U. 20/2/2001, n. 42)
D.Lgs. 23 gennaio 2002, n. 10 (G.U. n. 39 del 15-2-2002)
Deliberazione AIPA 42/2001, 13 dicembre 2001 e Note esplicative (G.U. 21 dicembre 2001, n. 296)

Il testo del decreto è consultabile su Infogiur:

D.M. 23 gennaio 2004 (G.U. n. 27 del 3-2-2004) - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.

Dott. Luigi Martin